Saber exactamente cuándo estás obligado a emitir una factura es más importante de lo que parece. Emitirla cuando no es necesario no es un problema, pero no emitirla cuando sí es obligatorio puede costarte una sanción.
¿Cuándo estás obligado a emitir factura?
Respuesta rápida: Estás obligado a emitir factura en todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas a IVA, siempre en operaciones B2B (con empresas), y en operaciones con particulares cuando lo soliciten expresamente o cuando el importe supere 3.000 €.
Las situaciones donde la factura es obligatoria
1. Siempre que tu cliente sea empresa o profesional
Si facturas a otra empresa, a un autónomo o a cualquier profesional (médico, abogado, consultor...), la factura es siempre obligatoria independientemente del importe.
2. Cuando el cliente particular la solicita
Un particular puede pedirte factura para sus gastos (ejemplo: un particular que quiere deducir en Renta los gastos de una reforma). Si lo pide, estás obligado a emitirla.
3. Operaciones intracomunitarias (clientes en la UE)
Cualquier operación con empresas o particulares de otros países de la Unión Europea requiere factura. Sin excepción.
4. Exportaciones fuera de la UE
Ventas o servicios a clientes de terceros países (EEUU, México, Argentina, Reino Unido después del Brexit...) requieren factura.
5. Autoconsumo
Cuando usas bienes o servicios de tu empresa para uso personal, se considera un "autoconsumo" sujeto a IVA que requiere documentación.
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Cuándo la factura NO es obligatoria
Ventas a particulares por importe reducido
En operaciones con particulares de menos de 400 € + IVA puedes emitir factura simplificada en lugar de ordinaria.
En actividades como hostelería, comercio al por menor, transporte de personas... el límite para simplificada sube hasta 3.000 € + IVA.
Operaciones exentas de IVA
Las actividades exentas del Art. 20 LIVA (sanidad, educación reglada, seguros, alquiler de viviendas...) no están obligadas a emitir factura ordinaria en todos los casos, aunque es recomendable.
¿Cuándo hay que emitir la factura?
Plazo general
La factura debe emitirse en el momento de la operación (prestación del servicio o entrega del bien) o, como máximo, el día 16 del mes natural siguiente al período en que se produjeron las operaciones.
En operaciones con particulares
La factura debe emitirse en el momento de la operación o cuando el cliente la solicite.
En facturas recapitulativas
Si tienes muchas operaciones con el mismo cliente, puedes emitir una factura recapitulativa mensual que agrupe todas las operaciones del mes. Debe emitirse antes del día 16 del mes siguiente.
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Las consecuencias de no emitir factura cuando es obligatorio
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| No emitir factura cuando corresponde | 1-2% del importe, mínimo 300 € |
| Emitir factura con datos incorrectos | 150-600 € por factura |
| No conservar las facturas emitidas | 300-600 € por factura |
| Incumplir VeriFactu | 1.000-50.000 € |
Obligación de conservar las facturas emitidas
Una vez emitida, debes conservar una copia de cada factura durante:
- Mínimo 4 años según la Ley General Tributaria
- 5 años según la normativa mercantil
- En algunos casos (subvenciones, propiedades...) períodos más largos
Las facturas pueden conservarse en formato digital o en papel, siempre que sean legibles y accesibles si Hacienda las solicita.
Resumen: ¿debo emitir factura en este caso?
| Situación | ¿Factura obligatoria? | Tipo |
|---|---|---|
| Cliente empresa española | ✅ Sí | Ordinaria |
| Cliente particular, menos de 400 € | Opcional | Simplificada o ninguna |
| Cliente particular, más de 400 € | ✅ Sí | Ordinaria o simplificada |
| Cliente de otro país de la UE | ✅ Sí | Ordinaria (intracomunitaria) |
| Cliente fuera de la UE | ✅ Sí | Ordinaria (exportación) |
| Actividad exenta de IVA | Depende | Consultar normativa específica |
Preguntas frecuentes
¿Puedo emitir la factura días después de prestar el servicio?
Sí, siempre que no superes el día 16 del mes siguiente. En operaciones B2B se recomienda emitir en el mes del servicio.
¿Qué pasa si emito la factura tarde?
Sanción leve en la mayoría de casos, pero puede ser más grave si es un patrón repetido o afecta a la correcta tributación del IVA.
¿Tengo obligación de emitir factura proforma?
No. La factura proforma es un documento comercial previo a la operación, no tiene efectos fiscales. No es obligatoria pero puede ser útil para presupuestos.
¿Puedo emitir facturas en lote al final del mes?
Sí, mediante facturas recapitulativas. Agrupa todas las operaciones del mes con el mismo cliente en una sola factura mensual.
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