La facturación es una de las obligaciones más importantes de cualquier autónomo. Hacerlo mal puede costarte sanciones, problemas con clientes y horas de trabajo extra. Esta guía recoge todo lo que necesitas saber para facturar correctamente en España en 2025.
¿Qué es la facturación para autónomos?
Como autónomo, estás obligado a documentar económicamente cada prestación de servicio o venta de producto mediante facturas. Estas facturas son la base de tu contabilidad, de tu declaración de IVA y de tu IRPF.
Respuesta rápida: Facturar correctamente significa emitir facturas con todos los datos legales obligatorios, aplicar el IVA e IRPF correcto, numerarlas de forma correlativa y conservarlas durante 4 años.
Tipos de facturas que puede emitir un autónomo
Factura ordinaria
La más común. Se usa para la mayoría de operaciones B2B y cuando el cliente la solicita explícitamente.
Cuándo usarla: Siempre que el importe supere 400 € + IVA, cuando el cliente sea empresa, o en operaciones intracomunitarias.
Factura simplificada (ticket)
Equivalente al antiguo ticket. Puede usarse para operaciones inferiores a 400 € + IVA con particulares.
No incluye datos del destinatario (salvo que lo solicite para deducirse el IVA).
Factura rectificativa
Se emite para corregir errores en facturas ya enviadas. Debe referenciar la factura original que corrige.
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Datos obligatorios en una factura
Todo autónomo debe incluir estos campos en cada factura:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | Correlativo, sin saltos, único por serie |
| Fecha de emisión | Día en que se emite la factura |
| Tus datos fiscales | Nombre/razón social, NIF, domicilio |
| Datos del cliente | Nombre/razón social, NIF, domicilio |
| Descripción del servicio | Clara y detallada |
| Base imponible | Precio sin impuestos |
| Tipo y cuota de IVA | 21%, 10%, 4% o exento |
| Retención IRPF | Si aplica: 15% o 7% |
| Total de la factura | Suma final a pagar |
| Código VeriFactu | Obligatorio en 2025 para muchos negocios |
IVA en las facturas de autónomos
El IVA es el impuesto que repercutes a tus clientes y que luego ingresas a Hacienda (descontando el IVA de tus gastos).
Tipos de IVA aplicables
| Tipo | % | Se aplica en |
|---|---|---|
| General | 21% | Servicios profesionales, tecnología, diseño |
| Reducido | 10% | Hostelería, transporte de personas, alimentos |
| Superreducido | 4% | Libros, medicamentos, viviendas VPO |
| Exento | 0% | Educación, sanidad, servicios financieros |
Régimen de IVA especial: recargo de equivalencia
Aplica a comerciantes minoristas que venden a consumidores finales. El proveedor incluye ya el recargo en su factura y el minorista no declara IVA.
IRPF: retenciones en la factura del autónomo
La retención de IRPF funciona como un pago anticipado a cuenta de tu declaración anual:
- 15% → Autónomos con más de 2 años de actividad
- 7% → Nuevos autónomos en el año de alta y los 2 siguientes
- 2% → Actividades agrícolas, ganaderas y forestales
¿Cuándo NO aplicas retención?
- Cuando tu cliente es un particular
- Cuando vendes productos (solo en servicios)
- Cuando eres autónomo en régimen de módulos (en algunos casos)
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VeriFactu: la gran novedad de 2025
VeriFactu es el sistema de verificación de facturas de la Agencia Tributaria. Desde 2025, los programas de facturación deben generar un código hash único por factura y, en muchos casos, enviarlo en tiempo real a la AEAT.
¿Quiénes están obligados?
- Empresas y autónomos obligados a llevar contabilidad
- Los que superen determinados umbrales de facturación
- Los usuarios del sistema de Suministro Inmediato de Información (SII)
¿Qué necesito?
Un software de facturación compatible con VeriFactu. Excel, Word y plantillas manuales no son válidos.
Fiscora360 genera automáticamente el código hash y el QR en cada factura.
Modelos fiscales que debe presentar un autónomo
Modelo 303 — IVA trimestral
Presentación trimestral de la diferencia entre IVA cobrado e IVA pagado en gastos.
Lee nuestra guía: Modelo 303: guía completa
Modelo 130 — Pago fraccionado de IRPF
Pago trimestral del 20% del beneficio neto del trimestre.
Lee nuestra guía: Modelo 130 paso a paso
Modelo 190 — Resumen anual de retenciones
Se presenta en enero con el resumen de todas las retenciones del año anterior.
Modelo 100 — Declaración de la Renta
Presentación anual (abril-junio) de todos tus ingresos y gastos del ejercicio.
Los 8 errores más costosos al facturar
- Numerar facturas con saltos — Puede activar una inspección fiscal
- No aplicar retención IRPF — Problema para ti y para tu cliente
- Facturar tarde — La factura debe emitirse al prestarse el servicio
- No guardar facturas — Obligatorio conservarlas 4 años
- Tipo de IVA incorrecto — Puedes ingresar de menos o de más
- Sin NIF del cliente — La factura no es válida fiscalmente
- Olvidar el código VeriFactu — Sanción de hasta 50.000 €
- Confundir base imponible con total — Error en IVA a declarar
Herramientas para facturar como autónomo
Software de facturación (recomendado)
La opción más profesional y segura. Fiscora360, Holded, Billin o Quipu generan facturas con todos los requisitos legales automáticamente.
Plantillas Excel o Word
Gratuitas pero peligrosas en 2025: no generan VeriFactu y tienen alto riesgo de errores humanos.
Lee nuestra comparativa: Plantilla Excel vs software de facturación
Cuánto tiempo hay que conservar las facturas
Mínimo 4 años según el artículo 66 de la Ley General Tributaria. En formato digital o papel, siempre accesible si Hacienda lo solicita.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a emitir factura como autónomo?
Sí, en operaciones B2B (con empresas) y cuando el cliente lo solicite. En ventas a particulares, la factura simplificada puede ser suficiente.
¿Puedo facturar antes de prestar el servicio?
Sí, se denomina factura pro forma. Tiene validez contractual pero no fiscal hasta que el servicio se presta.
¿Qué ocurre si me olvido de aplicar el IVA?
Hacienda puede reclamarte el IVA no cobrado con intereses y recargos. Siempre aplica el tipo correcto.
¿Puedo enviar facturas por email?
Sí. Las facturas electrónicas tienen la misma validez que las físicas. El cliente debe poder guardar el documento.
¿Qué es el número de serie de una factura?
Algunas empresas usan series diferentes para diferentes tipos de operaciones (por ejemplo: A para ventas, B para servicios). No es obligatorio pero puede ser útil.
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